Cto-nk.ru

О Автосервисе доступно
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.
Читайте так же:
Технические условия на установку пожарной сигнализации

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

05.04.2019 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Читайте так же:
Сколько будет стоить установка пожарной сигнализации

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Читайте так же:
Условная установка пожарной сигнализации это

Исполнительная документация по пожарной сигнализации

Подготовка исполнительной документации по пожарной сигнализации

Исполнительная документация по пожарной сигнализации

В исполнительной документации по пожарной сигнализации содержится комплект рабочих чертежей и текстовых документов, облегчающих процесс эксплуатации здания. Ее нужно предоставлять инспекторам МЧС, проводящим проверку, по первому требованию. Наличие ИД по пожарной сигнализации помогает избежать проблем с законом.
Если исполнительная документация по АПС (ОПС) и СОУЭ утеряна или не сделана теми, кто производил монтаж, ее необходимо восстановить.

Предписание МЧС по исполнительной документации АПС

Этапы восстановления исполнительной документации по пожарной сигнализации

Для начала работ по восстановлению документации необходимы планы здания от Бюро технической инвентаризации (планы БТИ).

Планы БТИ выглядят примерно так:

План БТИ для проекта АПС

План перечерчивается для AutoCad в редактируемый формат .dwg

План БТИ перечерченный в AutoCad

Затем обследуется система автоматической пожарной сигнализации. Проверяется наличие, расположение, количество и тип датчиков, приборов и модулей, из которых она состоит. Полученные данные наносят на обмерные чертежи.

Фотографируют приемно-контрольные приборы,

Пульт пожарной сигнализации

ручные и дымовые извещатели.

Ручной пожарный извещатель

Дымовой пожарный извещатель

Важно также распределение шлейфов пожарной сигнализации по помещениям.

Распределение шлейфов пожарной сигнализации

После обследования можно приступать к отрисовке исполнительной документации по пожарной сигнализации.

Этот этап похож на проектирование, но с уже готовой расстановкой, которую требуется перенести на план кабельных трасс.

Пример плана исполнительной схемы расстановки пожарных извещателей:

План с отрисованными шлейфами АПС

Стоимость исполнительной документации по АПС

Для определения стоимости необходим технический паспорт здания или планы БТИ. Расчет производится с учетом площади объекта, но стоимость разработки исполнительной документации зависит от многих факторов. Каждый заказ индивидуален.

Высылайте на почту, которая указана в разделе Контакты, исходные данные. Мы в кратчайшие сроки произведем расчет и отправим его вам.

Я зарегистрирован на Портале Поставщиков

Стандартный срок выполнения ИД АПС до 2000м2 составляет 7-10 дней. В цену включено обследование объекта, создание документации и передача клиенту двух бумажных экземпляров проекта.

Уменьшить стоимость выполнения работ (актуально для обслуживающих организаций и компаний с навыками работ по проектированию) можно двумя способами:

  1. Приобрести пример проекта в редактируемом формате (dwg, doc). Данный проект вы самостоятельно привяжите к своим планировкам. Этот вариант возможен только при наличии проектного СРО. Состав документации: титул, обложка, пояснительная записка, общие данные, условные обозначения, структурная схема, планы расположения оборудования и кабельных трасс, схемы подключения, кабельный журнал, спецификация.
  2. Оплатить удаленную поддержку вашего проекта. Вы собираете все исходные данные (планы, расположение, типы извещателей и приборов), мы производим нормоконтроль проекта.

Звоните по телефону, указанному на сайте, и наш менеджер подберет оптимальный для вас вариант, который поможет существенно сэкономить.

Должностная инструкция действий дежурного персонала при получении сигнала пожарной сигнализации

В пункте 64 Правил противопожарного режима в РФ сказано:

То-есть озаботится об инструкции о порядке действий при получении сигналов должен руководитель предприятия, а не обслуживающая или (тем более) монтажная организация. И соответственно отвечать за ее содержание.

Читайте так же:
Сметный расчет установки пожарной сигнализации

Ниже приведен пример такой инструкции.

ИНСТРУКЦИЯ о порядке действий дежурного персонала при получении сигналов о пожаре и неисправности установок противопожарной защиты.

1. При поступлении сигнала «Пожар» на пульт пожарной автоматики, дежурный (сторож, вахтер, охранник) ДОЛЖЕН:

1.1. Определить место расположения сработавшего извещателя по схеме трассировки лучей, индикации на дисплее пульта или в таблице номеров зон;

1.2. Не сбрасывать сигнал до выяснения обстоятельств, поскольку это отключит средства противопожарной защиты – можно только отключить внутренний зуммер пульта, чтобы не мешал принятию решения;

1.3. Максимально быстро проследовать (или направить находящегося рядом помощника) в помещение, где сработал датчик пожарной сигнализации, и визуальным осмотром убедиться в наличии или отсутствии пожара (ложное или истинное срабатывание).

1.4. При обнаружении пожара (истинное срабатывание):

1.4.1. Сообщить о пожаре по телефону «01» («112» с мобильного), указав адрес объекта, что горит, свою фамилию и номер телефона, с которого передается сообщение;

1.4.2. Сообщить о пожаре одному из руководителей по следующим телефонам:

1.4.3. Действовать по инструкции «ИПБ-01-2020» при возникновении пожара.

1.5. При отсутствии пожара (ложное срабатывание):

1.5.1. Осуществить сброс сигнала;

1.5.2. Сообщить о ложном срабатывании одному из руководителей по телефонам из п.1.4.2 данной Инструкции;

1.5.3. Сообщить в организацию, осуществляющую техническое обслуживание сигнализации, по телефонам _______________________________;

1.5.4. Проверить, что средства противопожарной защиты и инженерные системы здания вернулись в дежурное состояние;

1.5.5. Если был нажат извещатель пожарный ручной – взвести его в исходное положение;

1.5.6. При невозможности сброса сработавшего извещателя — осуществить его отключения для возможности взятия остальных извещателей в разделе.

2. При поступлении сигнала «Неисправность» на пульт пожарной автоматики, дежурный (сторож, вахтер, охранник) ДОЛЖЕН:

2.1. Сообщить о сигнале одному из руководителей по телефонам из п.1.4.2 данной Инструкции;

2.2. Сообщить в организацию, осуществляющую техническое обслуживание сигнализации, по телефонам _______________________________;

2.3. Отключить внутренний зуммер пульта, чтобы не мешал принятию решения.

3. При заступлении на дежурство дежурный (сторож, вахтер, охранник) ОБЯЗАН:

3.1. Убедится, что система пожарной сигнализации находится в норме – отсутствуют сигналы неисправности и отключения;

3.2. При наличии неисправностей и отключений убедится, что имеется соответствующая запись в журнале и отметка о том, что проинформированы вышестоящие руководители и обслуживающая организация;

3.3. Убедится, что средства противопожарной защиты находятся в дежурном режиме;

3.4. Убедится, что управляемые сигналами от системы пожарной сигнализации инженерные системы здания не заблокированы;

3.5. В случае обнаружении новых отключений и неисправностей — сообщить одному из руководителей по телефонам из п.1.4.2 данной Инструкции и в организацию, осуществляющую техническое обслуживание сигнализации, по телефонам _______________________________;

3.6. Отключить внутренний зуммер пульта, если он активен, чтобы не мешал принятию решения.

4. Обо ВСЕХ поступивших сигналах и принятых по ним мерах произвести запись в специальном журнале «Сработки и отказы противопожарных систем».

Читайте так же:
Сузуки лиана установка сигнализации

Что должен содержать проект охранно-пожарной сигнализации.

vladimirr_b, можно этому верить — http://secpro.narod.ru/05oformlenie/sostav.html
Только сначала разберись, что такое "рабочий проект".

Оснащение проходки горных выработок, ПОС, нормоконтроль, КР, АР

10.4.11 Состав и объем проектной документации по охранной/охранно-пожарной сигнализации, а также видеонаблюдения определяются проектом в соответствии с Техническим заданием на проектирование.
6 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ОХРАННО-ПОЖАРНОЙ СИГНАЛИЗАЦИИ
В состав проектной документации обычно входят:
— пояснительная записка;
— схемы закладных (по требованию заказчика или монтажной организации);
— план сети ОПС (совмещенный или раздельный по каждому виду сигнализации);
— схема соединений структурная общая (совмещенная или раздельная по каждому виду сигнализации);
— электрическая схема соединений (совмещенная или раздельная по каждому виду сигнализации);
— схема (таблица) разводки электропитания;
— спецификация оборудования.
В зависимости от назначения объекта, архитектурно-планировочных решений, требований заказчика и монтажных организаций состав проектной документации может быть изменен и дополнен.
Tyhig
Посмотреть профиль
Посетить домашнюю страницу Tyhig
Найти ещё сообщения от Tyhig

Выкинь это, в канализацию, овошникам

РД 78. 36.003-2002 "Инженерно-техническая укрепленность. Технические средства охраны. Требования и нормы проектирования по защите объектов от преступных посягательств":
4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ
4.3. Проектно-сметная документация должна содержать следующий комплект документации:
техническое задание на разработку проекта, выполненное в соответствии с требованиями РД 25.952-90;
пояснительную записку;
общие данные;
планы разводок (схемы закладных) трубопроводов, кабелей, проводов и мест установки технических средств охраны на объекте (по требованию заказчика или монтажной организации);
планы разводок шлейфов сигнализации и линий связи технических средств охраны (совмещенный или раздельный по каждому виду сигнализации);
схему соединений структурную общую (совмещенная или раздельная по каждому виду сигнализации);
схемы электрические подключения технических средств охраны;
схемы установки технических средств охраны в охраняемых помещениях;
схемы блокировки отдельных конструкций (окон, дверей, воздуховодов, стен и других конструкций);
схему установки оборудования в помещении охраны,
схему (таблицу) разводки электропитания;
расчет постоянного тока потребления технических средств охраны в режиме тревоги (выбор резервного источника питания);
кабельный журнал (по требованию заказчика или монтажной организации);
спецификацию оборудования;
таблицу исходных данных дли программирования технических средств охраны;
чертежи общих видов нетиповых решений, конструкций и оборудования.
Примечания:
1. В зависимости от назначения объекта, архитектурных и планировочных решений, требований заказчика и монтажных организаций, состав проектной документации может изменяться и дополняться.
2. В пояснительной записке к проекту должны быть отражены все требования технического задания.
3. Кабельный журнал не составляется, если вся информация о кабелях и проводах (начало, конец, марка, сечение и длина) приведена в других документах проекта.
4. Примеры оформления документации проекта приведены в ГОСТ 21.101-97, СНиП 11-01-95, Р 78.36.007-99.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector